Plantillas listas para copiar de confirmación, recordatorio y cancelación de citas por WhatsApp, cuándo mandarlas y cómo automatizarlas para que tus pacientes no falten.
La forma más efectiva de que tus pacientes no falten es mandar dos mensajes: una confirmación en cuanto agendan y un recordatorio 24 horas antes en el que puedan confirmar o cancelar con una sola respuesta. Así te enteras a tiempo de quién no va a llegar y puedes ofrecer ese horario a alguien más.
En esta guía tienes las plantillas listas para copiar, cuándo mandar cada una y las tres formas de hacerlo, desde a mano hasta automático.
Si buscabas el recordatorio de 24 horas como herramienta de evaluación dietética (lo que el paciente comió ayer), está en nuestra guía de recordatorio de 24 horas. Esta guía es sobre recordar citas.
Casi nadie falta a propósito. Se les olvida, se les cruzó algo y no avisaron, o les dio pena cancelar. Un recordatorio resuelve las tres cosas: les recuerda la cita y les da una forma fácil de avisar.
No es solo intuición. Una revisión Cochrane sobre recordatorios por mensaje de celular encontró que aumentan la asistencia a citas de salud comparado con no mandar ningún recordatorio.
WhatsApp funciona mejor que el correo o el SMS en México por una razón simple: es donde tus pacientes ya están. Un correo se queda en promociones y un SMS parece spam. Un WhatsApp se lee.
Haz la cuenta con tus números:
| Ejemplo | |
|---|---|
| Precio de tu consulta | $600 |
| Pacientes que faltan sin avisar al mes | 6 |
| Lo que dejas de cobrar al mes | $3,600 |
| Al año | $43,200 |
Y eso sin contar el tiempo que apartaste, el expediente que preparaste y el paciente en lista de espera que pudo haber ocupado ese lugar. Si un recordatorio recupera aunque sea dos de esas seis citas, ya pagó cualquier herramienta que uses.
Se manda en el momento en que el paciente reserva. Le da tranquilidad de que la cita quedó y le deja todos los datos en un solo lugar.
Hola, Ana. Tu cita de nutrición quedó agendada:
📅 Jueves 6 de noviembre
🕔 5:00 pm
📍 Av. Juárez 120, consultorio 3 (o: liga de videollamada)
Te recomiendo llegar en ayunas de 3 horas para la medición. Si necesitas cancelar, avísame por aquí con al menos 24 horas.
El más importante. Tiene que pedir una respuesta, porque un recordatorio que solo informa no te dice si el paciente va a llegar.
Hola, Ana. Te recuerdo tu cita de nutrición mañana jueves a las 5:00 pm en Av. Juárez 120, consultorio 3.
¿Me confirmas si vienes?
✅ Confirmo
❌ Cancelo
Si tus pacientes suelen agendar con muchas semanas de anticipación, agrega un recordatorio a las 48 horas. Para consultas en línea, uno de 1 hora antes con la liga de la videollamada ayuda mucho.
Que cancelar no se sienta como un regaño. Si el paciente siente que lo vas a juzgar, la próxima vez no avisa.
Gracias por avisarme, Ana. Cancelé tu cita del jueves. Cuando quieras reagendar, escríbeme por aquí o reserva directo en mi página: [tu liga].
Paciente de primera vez (con lo que debe llevar):
Hola, Luis. Te espero mañana a las 10:00 am para tu primera consulta. Trae, si los tienes, tus últimos estudios de laboratorio y una lista de los medicamentos o suplementos que tomas. Responde Confirmo o Cancelo, por favor.
Consulta en línea:
Hola, Sofía. Tu consulta en línea es hoy a las 7:00 pm. Esta es la liga: [liga]. Ten a la mano una báscula si tienes en casa y tu cinta métrica.
Seguimiento que se pasó de fecha:
Hola, Carlos. Ya van 5 semanas desde tu última consulta. ¿Te agendo tu seguimiento? Esta semana tengo martes 4:00 pm o jueves 11:00 am.
| A mano desde tu WhatsApp | WhatsApp Business | Automático desde la agenda | |
|---|---|---|---|
| Tiempo a la semana (30 citas) | 1 a 2 horas | 30 a 60 min | 0 |
| Si se te olvida un día | El paciente no recibe nada | El paciente no recibe nada | Sale igual |
| Cuando el paciente confirma | Tú actualizas tu agenda | Tú actualizas tu agenda | La cita se marca sola |
| Cuando cancela | Tú liberas el horario | Tú liberas el horario | El horario se libera solo y te avisa |
| Tu número personal | Expuesto | Separado de tu personal | No hace falta compartirlo |
| Costo | Gratis | Gratis | Incluido en tu software de consulta |
A mano funciona cuando empiezas y tienes 5 o 10 pacientes a la semana. El problema es que depende de que te acuerdes todos los días, incluido el domingo en la noche para las citas del lunes.
WhatsApp Business te ayuda con respuestas rápidas (escribes /recordatorio y se pega la plantilla) y separa tu número personal del de la consulta. Pero sigues mandando uno por uno y actualizando tu agenda a mano.
Automático es cuando tu agenda y tus recordatorios viven en el mismo sistema. El mensaje sale a la hora que configuraste, el paciente toca un botón y tu agenda se actualiza sin que hagas nada.
El recordatorio resuelve el olvido. El pago por adelantado resuelve el compromiso. Un paciente que ya pagó la consulta casi nunca falta sin avisar.
No tiene que ser todo el pago. Muchas nutriólogas cobran un anticipo o la consulta completa solo a pacientes de primera vez, que son los que más faltan. Lo importante es que la regla esté clara desde que agendan: «Si cancelas con menos de 24 horas, el anticipo no se reembolsa, pero puedes usarlo para reagendar en las siguientes dos semanas».
Si quieres ver cómo cobrar con tarjeta al momento de reservar, revisa cobro de consultas.
Mandar recordatorios de cita por WhatsApp es una práctica normal, pero cuida tres cosas:
Si usas HeyNutre, los recordatorios salen solos desde la agenda. Así se configura:
Crea la cita desde la agenda o deja que el paciente reserve solo desde Mi página. Lo único que necesitas es su número de WhatsApp en el expediente.
Por defecto el recordatorio sale 24 horas antes. Desde Ajustes puedes agregar otros, por ejemplo 48 horas y 1 hora antes, y escribir una nota fija que verán tus pacientes, como la dirección o las indicaciones de ayuno.
El mensaje llega con botones para confirmar o cancelar. Cuando el paciente toca uno, la cita cambia de estado en tu agenda y, si cancela, te llega un aviso y el horario queda libre.
Antes de empezar la consulta ves de un vistazo qué citas están confirmadas y cuáles no han respondido. A las que no respondieron puedes escribirles tú, ya sabiendo exactamente a quién.
La agenda también se sincroniza con Google Calendar, para que no tengas que llevar dos calendarios. Más detalles en agenda con recordatorios por WhatsApp.
24 horas antes es el punto ideal: el paciente todavía puede reorganizar su día y tú todavía puedes ofrecer el horario a alguien más si cancela. Si agendan con semanas de anticipación, suma uno a las 48 horas; para consultas en línea, uno de 1 hora antes con la liga.
Incluye el nombre del paciente, el día con fecha, la hora, la dirección o la liga de la videollamada y qué tiene que hacer si necesita cancelar. Cierra pidiendo una respuesta concreta, como «Confirmo» o «Cancelo», para saber si va a llegar.
Puedes, pero no es lo ideal. Tus pacientes tendrán tu número personal y te escribirán a cualquier hora. Lo mejor es WhatsApp Business con un número de la consulta, o un sistema que mande los recordatorios por ti sin exponer tu número.
Escríbele directamente unas horas antes de la cita con un mensaje corto: «Hola, ¿sigue en pie tu cita de hoy a las 5:00?». Si tampoco responde, no canceles por tu cuenta, pero ya sabes que ese horario está en riesgo.
Sí, siempre que el paciente te haya dado su número para su atención y que tu aviso de privacidad mencione que lo usarás para gestionar sus citas. Evita incluir información clínica en el mensaje.
Sí, sobre todo con pacientes de primera vez. Un anticipo o el pago completo al reservar reduce mucho las inasistencias, siempre que la política de cancelación esté clara desde el momento en que agendan.
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Probar HeyNutre
Por MSc. Macarena Gulias Suárez
Cofundadora HeyNutre · Nutrióloga clínica, especialista en obesidad y comorbilidades
Publicado:
Cofundadora de HeyNutre. Nutrióloga con maestría en nutrición clínica y epidemiología, especialista en obesidad y comorbilidades y educadora en diabetes. Lidera la dirección clínica y de producto de HeyNutre.
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